“Sinónimo de adquirir, acción de comprar, adquirir por dinero.” Del latín: Comprare-adquirir. Adquirir: “Alcanzar la posesión de una cosa, por trabajo. Sinónimo de comprar, conseguir y obtener, acción de adquirir y hacer propio lo que a nadie pertenece”.
Las compras describen un proceso que radica en:
Surgimiento de una necesidad
Su ubicación
Selección de un proveedor
Servicio
Muchos están con la idea o la creencia de que el crecimiento de una empresa, o el éxito de ella radica en la calidad de sus productos, y/o en la aceptación de esta por los consumidores, pero es una gran falacia.
Hoy día las empresas le están dando una gran importancia a las compras, ya que en ellas recae su éxito, y en pocas palabras vamos a describir lo que significan las compras en la actualidad.
Las compras buscan a proveedores de calidad, se les desarrolla y se les compra bajo ciertas condiciones, que se les conoce como negociaciones:
La primera es la calidad de sus materias primas y/o componentes o sus productos, para evitar los rechazos y/o las devoluciones, porque no se respetan las especificaciones
La segunda condición está en lo relativo a la garantía de lo que nos ofrecen y el tiempo de vida
La tercera es el precio.
La cuarta radica en que el tiempo de entrega siempre debe estar de acuerdo con los requerimientos de la empresa compradora.
La quinta es su disponibilidad, es decir, su tiempo de utilización debe ser inmediato, esto aunado a la instalación, la capacitación en su uso que debe dar el proveedor
La sexta es el tiempo de pago; mientras más sea el tiempo de pago puede ser mejor una decisión de compra.
Esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La empresa necesita de insumos, materia prima, componentes y refacciones para su funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y distribución de sus productos.
El objetivo general es adquirir los recursos materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio.
Objetivos específicos son:
Reducción de costos: Obtención de utilidades y a la vez mejorar el trinomio costo-beneficio-utilidad.
Comprar al mínimo precio: Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta utilización de lo adquirido.
Servicio: Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les da servicio, para con ello cumplir con los requerimientos solicitados.
La responsabilidad del área de compras:
Tiene varias actividades:
Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido, cuando así lo amerite.
Controlar los convenios: En este objetivo al área de compras le interesan todos los convenios que fueron, son y serán necesarios para el financiamiento que otorgue el proveedor.
Principios básicos
Calidad: Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las razones por las que él decide y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de un producto, que son: lugar, tiempo y precio
Cantidad: Factor muy especial, por las razones siguientes:
a. El espacio de almacén.
b. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar.
c. Mientras más es el volumen el precio debe de bajar
Precio: Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro.
Tipos de compras y abastecimientos
Pueden ser especial, aun cuando la institución se dedique exclusivamente ello
Son aquellas que pueden planearse y llevarse a cabo de antemano, alguna de las razones para comprar anticipadamente quizás tengan que ver con un mejor precio, para tener reservas,etc
Surgen cuando el factor tiempo privan de hacer una compra normal
Dependen del criterio sobre el futuro, estas también pueden ser compras anticipadas, se diferencia entonces de la compra anticipada por la razón en que se compra anticipadamente y tiene que ver mucho la ética y el riego de compra
Son usadas por el proveedor como una medida de presión, en la cual este tiene más poder, pues pone condiciones a su conveniencia. Estas compras tienden a realizarse en depresiones, donde se hace todo lo posible por obtener pedidos, o cuando hay escasez de lo que se quiere comprar.
Son compras para la Entidad por medio del Departamento de Compras, ya que se obtienen precios y promociones especiales, atención esmerada, tiempo de entrega, etc.
Ocurren cuando un artículo resulta ser excedente de otro departamento. Realmente aquí sólo ocurre o traslado de artículo o material a otra área, evitando así la compra y teniendo excedentes y lo anterior confirma el salvamento en la utilidad y el valor del material.
Se llevan a cabo para cubrir necesidades normales y quizás futuras, para aspectos ocasionales, de emergencia o para previsiones
Sucede cuando las solicitudes de un material, artículo o servicio, son en poco volumen, cuando la tendencia del mercado es cambiante, cuando se producen situaciones convencionales en el mercado para comprar , cuando los artículos y demás materiales, productos o servicios solicitados se pueden conseguir con facilidad
Se hacen en pequeño, con actividades diferentes a la fabricación
Cuando no son de rutina
Es cuando se escoge de un gran número de proveedores consiguiendo algún descuento
Solo cuando conviene sus costo, calidad y necesidad de cubrirse
Se desarrollan en los grandes grupos, transnacionales, corporaciones para sus subsidiarias
compras de bajo consolidadas
Las hacen las grandes grupos empresariales para sus sucursales o filiales
Centralización y descentralización
Hay compañías en las cuales existe el departamento de compras para abastecer los insumos de todas las áreas o departamentos, pero en cambio hay compañías que deciden que cada uno de los departamentos se haga responsable de sus insumos.
Políticas del departamento de ventas
Es el conjunto de lineamientos preestablecidos en la Administración de la compañía, en forma general que tratan hacer de la conducta en los enfoques que deben considerarse al adquirir materiales, ,artículos o servicios que es conveniente realizar en forma escrita, explicadas correctamente, para que sean llevadas a cabo, de manera congruente y efectiva.
Organigrama
Referencias:
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